Komplex und unintuitiv – für viele Nutzende ist SAP zu Beginn überfordernd. Es gibt unendlich viele Einstellungen, Transaktionen und Knöpfe. Jeder Zweig im Menübaum scheint eine eigene Welt für sich zu sein.  

Diese vermeintliche Schwäche ist zugleich die grösste Stärke des SAP-Ökosystems. Die Komplexität hat einen guten Grund, SAP muss so umfangreich sein, damit es möglich ist fast jeden Business-Case abzubilden. Die vielen Einstellungen ermöglichen dem System eine enorme Flexibilität. Dies ist vor allem in Bezug auf das Schweizer Immobilien-und Mietrecht spürbar. Das SAP Modul RE-FX bietet den Anwendenden diverse Konfigurationsmöglichkeiten, die explizit auf das Schweizer System und das Schweizer Recht ausgerichtet sind. Hier eine kurze Auflistung der wichtigsten Funktionalitäten:

Mietzinsanpassung  

Der hypothekarische Referenzzinssatz wird vierteljährlich vom Bundesamt für Wohnungswesen (BWO) publiziert. Der Referenzzinssatz hat einen direkten Einfluss auf die Höhe der Mieteinnahmen, da bei einer Veränderung von z.B. 0.25% eine Anpassung der Miete gefordert werden kann.  

Wenn der Referenzzinssatz um 0.25% steigt, dann kann der Mietzins um 3% erhöht werden. Wenn der Referenzzinssatz um 0.25% sinkt, dann ergibt sich ein Senkungsanspruch der mietenden Partei von 2.91%. Dieses Verhältnis von Veränderung des Referenzzinssatzes zum effektiven Änderungsanspruch der Miete wird Überwälzungssatz genannt.

Die Frequenz von Mietzinsanpassungen hängt somit direkt von der Volatilität des Referenzzinssatzes ab. Damit diese Anpassungen mit möglichst wenig Aufwand von den SAP-Anwendern umgesetzt werden, gibt es in SAP RE-FX die Möglichkeit Anpassungsregeln, Zinsreferenzen, Indexstände und Überwälzungssätze zu hinterlegen.  

Durch die Aktivierung des Schweizer Mietrechts innerhalb einer Wirtschaftseinheit können im SAP Standard auch spezielle Konditionsarten gepflegt werden. Diese Konditionsarten betreffen die ortsübliche Miete und die Reserve für Überholung/Wertvermehrende Investitionen. Diese Konditionsarten können bei Mietzinsanpassungen ebenfalls automatisiert als Grundlage für die Berechnung von Mietzinsanpassungen verwendet werden.  ‍

Mahnwesen

In der Schweiz muss die Immobilienverwaltung die Möglichkeit haben, abhängig vom betroffenen Prozess unterschiedlichen Mahnverfahren wählen zu können. Im SAP Standard ist dies normalerweise nicht vorgesehen, da sowohl die Nachforderungen aus der Heiz-/Nebenkostenabrechnung als auch diejenigen aus der Umsatzmietabrechnung über die Einstellung der Mahndaten des Mietvertrags gesteuert werden.  

Die Konfiguration von unterschiedlichen Mahnverfahren kann im Customizing vorgenommen werden, im Hintergrund wird dafür jedoch ein BAdI (Business Add-In, Erweiterungstechnik in SAP) verwendet. Falls die Einstellungsmöglichkeiten im Customizing nicht genug detailliert sind, kann das verwendete BAdI auch noch zusätzlich modifiziert/überschrieben werden.

‍QR-Codes

Seit dem 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung in der Schweiz Standard. Die zuvor verwendeten roten/orangen Einzahlungsscheine (ESR) wurden dadurch abgeschafft. Der Swiss QR Code enthält alle relevanten Zahlungsdaten (IBAN/QR-IBAN, Referenznummer, Betrag, Währung, Zahlungspflichtiger) in maschinenlesbarer Form.

Die Funktionen zur QR-Rechnung stammen aus den Modulen (FI-AR und FI-AP), die ebenfalls zum RE-FX übergeordneten FI-Modul gehören. Somit ist diese Funktionalität bereits standardmässig ins RE-FX integriert. Es muss lediglich sichergestellt werden, dass die verwendeten Formulare (Adobe Forms, Smart Forms) korrekt aufgebaut sind. Falls noch weitere Feinsteuerungen notwendig sind, dann gibt es auch die Möglichkeit ein BAdI zu implementieren.  ‍

Brennstoffverbrauch

Obwohl in der Schweiz immer mehr Heizungen mit fossilen Brennstoffen (Gas & Öl) durch andere Heizquellen (Wärmepumpe, Fernwärme etc.) ersetzt werden, ist die Brennstoffverwaltung nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Nebenkostenabrechnung. Die Handhabung dieser Brennstoffe ist gesetzlich genau geregelt.

Beispielsweise muss bei der Verrechnung das First-In-First-Out (FIFO) Prinzip eingehalten werden. Dass bedeutet, dass der älteste eingekaufte Brennstoff auch zuerst an die Mietenden verrechnet werden muss. Je nachdem wie häufig Lieferungen/Einkäufe getätigt werden, kann dies ohne automatisierte Hilfe des Systems kompliziert werden.

Da die Beschaffung der Brennstoffe in SAP über das MM-Modul abgewickelt werden, können die beiden Module integriert werden. Diese Integration bedeutet, dass im RE-FX Zugänge & Abgänge korrekt gebucht werden müssen. Diese Buchungen können über Bewegungsarten gesteuert werden.

Alle benötigten Einstellungen können im Customizing für bestimmte Nebenkostenschlüssel vorgenommen werden. SAP bietet den Vermietern durch diese Automatisierung eine transparente Brennstoffverwaltung und ermöglicht es die Fehlerquellen durch automatisierte Berechnungen zu minimieren. ‍

Individuelle Heizkostenabrechnung

Im Grossteil der kantonalen Mietgesetze ist es vorgeschrieben, dass die Heizkostenabrechnung individuell erfolgen muss. Somit müssen die anfallenden Kosten entweder mit einem passenden Verteilschlüssel (Stück, Fläche, Anteil etc.) oder mit Verbrauchszählern auf die Mietenden aufgeteilt werden.

SAP bietet den Vermietern in diesem Bereich enorme Flexibilität und ermöglicht es den Verwaltungen im Standard diverse Verteilschemen umzusetzen. Durch die bereits bestehende Anbindung an das Rechnungsformular (Adobe Forms, Smart Forms), können alle verwendeten Daten (Verbräuche, Verteilschlüssel etc.) auf die Rechnung übernommen werden. Der Aufbau der Rechnungen kann von den Unternehmen individuell gestaltet werden.

‍Heizgradtage

Die Heizgradtage sind im RE-FX Customizing zwar nicht explizit als Schweizer Spezifika ausgewiesen, trotzdem können sie als wichtiger Hebel zur Erhöhung der Fairness bei der Verteilung der Heizkosten verwendet werden. Diese Fairness bei der Verteilung der Nebenkosten ist ein wichtiger Grundsatz des Schweizer Mietrechts. Für den Fall, dass keine individuellen Zählerwerte pro Mieteinheit verfügbar sind, können die Heizgradtage als Gewichtungsfaktor für den Heizenergieverbrauch genutzt werden.  

Die Heizgradtage gewichten die verwendeten Bemessungsarten (Bsp. Fläche, Anteil) etc. mit einem Faktor. Dieser Faktor wird bei jährlichen Abrechnungsperioden für jeden Monat des Jahres berechnet. Dabei wird für jeden Monat das Verhältnis der im Monat angefallenen Summe an Heizgradtagen im Vergleich zur Summe der Heizgradtage des Jahres berechnet.  

Heizgradtage werden für jeden Heiztag berechnet. Ein Heiztag ist ein Tag mit Tagesmitteltemperatur von höchstens 12 Grad Celsius.  Der Heizgradwert eines Heiztages entspricht der Differenz von der Tagesmitteltemperatur zu 20 Grad Celsius.  

Bsp.: Bei einem Tag mit Tagesmitteltemperatur von 8 Grad wäre der Heizgradwert 12. Bei einem Tag mit Tagesmitteltemperatur von 14 Grad wäre der Heizgradwert 0.  

Die Heizgradtage können im SAP RE-FX bei der Verteilung von Abrechungsungseinheiten hinterlegt werden. Dies ermöglicht es den Verwaltungen vor allem bei unterperiodischen Mieterwechseln für mehr Fairness bei der Verteilung der Heizkosten zu sorgen.

‍Untervermietung

Das Thema Untervermietung lässt sich durch SAP RE-FX standardmässig gut abbilden. Es ist möglich jedem Immobilienvertrag verschiedene Rollen zuzuweisen oder einem Mietobjekt gleichzeitig mehrere Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten und Vertragsarten zuzuordnen.  

Falls die Untermiete Auswirkungen auf die Mietbuchungen haben soll, dann ist die Konfiguration komplizierter. Für die korrekte bilanzielle Erfassung werden von Seiten SAP standardmässig unterschiedliche Bewertungsregeln bereitgestellt. ‍

Stockwerkeigentum

Das Stockwerkeigentum ist eine weitere Eigenheit des Schweizer Immobilienrechts. Es gibt zwar einige ähnliche Modelle in vielen Ländern (z. B. WEG in Deutschland, Condominium in den USA und Kanada) aber die spezifische Ausgestaltung des Stockwerkeigentums ist in der Schweiz einzigartig.

Durch die Standardfunktionalitäten lässt sich das Stockwerkeigentum des Schweizer Immobilienrechts im RE-FX abbilden. Das Modul RE-FX ist so aufgebaut, dass auch solche speziellen Eigentumsverhältnisse kein Hindernis darstellen. Standardmässig sind jedoch keine weiterführenden Funktionalitäten für die Abstimmung innerhalb der Eigentümergemeinschaft einer Liegenschaft verfügbar.

‍